Page 40 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 40
๓๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
การรับหนังสือ มี ๒ ประเภท ได้แก่ การรับหนังสือ มี ๒ ประเภท ได้แก่
ประเภทที่ ๑ หนังสือที่ได้รับจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานภายนอกส่งถึงสํานักงานจะต้องเซ็นรับ ประเภทที่ ๑ หนังสือที่ได้รับจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานภายนอกส่งถึงสํานักงานจะต้องเซ็นรับ
หนังสือที่ใบรับหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐานและมีผู้รับผิดชอบป้องกันการสูญหายของหนังสือ หนังสือที่ใบรับหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐานและมีผู้รับผิดชอบป้องกันการสูญหายของหนังสือ
ประเภทที่ ๒ หนังสือที่ส่งมาทางไปรษณีย์จะมีการเซ็นรับหนังสือมีผู้รับผิดชอบและป้องกันการสูญหาย ประเภทที่ ๒ หนังสือที่ส่งมาทางไปรษณีย์จะมีการเซ็นรับหนังสือมีผู้รับผิดชอบและป้องกันการสูญหาย
การลงรับหนังสือราชการภายนอกมีวัตถุประสงค์ ดังนี้ การลงรับหนังสือราชการภายนอกมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
๑. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้ามาของสํานักงานฯ ๑. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้ามาของสํานักงานฯ
๒. เพื่อป้องกันหนังสือราชการสูญหาย ๒. เพื่อป้องกันหนังสือราชการสูญหาย
๓. เพื่อสะดวกในการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ ๓. เพื่อสะดวกในการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ
๔. เพื่อให้ระบบงานสารบรรณเป็นระบบ ๔. เพื่อให้ระบบงานสารบรรณเป็นระบบ
ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน
สารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม สารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม
การส่งหนังสือ การส่งหนังสือ
----------------------------- -----------------------------
ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ผู้ปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้ ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ผู้ปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้
การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึง การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึง
เอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการ เอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการ
รักษาความลับของทางราชการ รักษาความลับของทางราชการ
ข้อ ๔๒ ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่ส่งไปด้วย ข้อ ๔๒ ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่ส่งไปด้วย
ให้ครบถ้วน และผู้บังคับบัญชาผู้มีอํานาจลงนามได้ลงชื่อแล้ว แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน ให้ครบถ้วน และผู้บังคับบัญชาผู้มีอํานาจลงนามได้ลงชื่อแล้ว แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน
สารบรรณกลางเพื่อส่งออก สารบรรณกลางเพื่อส่งออก
ข้อ ๔๓ เจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ข้อ ๔๓ เจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลําดับติดต่อกันไป ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลําดับติดต่อกันไป
ตลอดปีปฏิทิน ตลอดปีปฏิทิน
๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าวช่องนี้จะว่าง ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าวช่องนี้จะว่าง
๔๓.๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก ๔๓.๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล ๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือ ๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือ
ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 31 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 31
