Page 41 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 41
๓๔ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๔ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๓ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๓
๔๓.๑.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป ๔๓.๑.๗ เ รื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
เรื่องย่อ เรื่องย่อ บทที่ 4 บทที่ 4
๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น การเก็บรักษา การยืม และการทําลายหนังสือ การเก็บรักษา การยืม และการทําลายหนังสือ
๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๔๓.๒ ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสําเนาคู่ฉบับให้ ๔๓.๒ ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสําเนาคู่ฉบับให้
ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในสมุดทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ ๔๓.๑.๒ และข้อ ๔๓.๑.๔ ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในสมุดทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ ๔๓.๑.๒ และข้อ ๔๓.๑.๔
การเก็บรักษา
ข้อ ๔๔ ก่อนบรรจุซองให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ ข้อ ๔๔ ก่อนบรรจุซองให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ การเก็บรักษา
ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก -----------------------------
-----------------------------
หนังสือที่ไม่มีความสําคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว เย็บด้วยลวด หรือ หนังสือที่ไม่มีความสําคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว เย็บด้วยลวด หรือ
วิธีอื่นแทนการบรรจุซอง วิธีอื่นแทนการบรรจุซอง
ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสือ แบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และ ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสือ แบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และ
ข้อ ๔๕ การจ่าหน้าซอง สําหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามข้อ ๒๘ ในกรณีที่ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
ข้อ ๔๕ การจ่าหน้าซอง สําหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามข้อ ๒๘ ในกรณีที่
ไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ ๔๙ แนบติดซองไปด้วย
ไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ ๔๙ แนบติดซองไปด้วย ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของ ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของ
ข้อ ๔๖ การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสาร
ข้อ ๔๖ การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสาร เจ้าของเรื่องโดยให้กําหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เจ้าของเรื่องโดยให้กําหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
แห่งประเทศไทยกําหนด
แห่งประเทศไทยกําหนด ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไร ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไร
การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้
การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ ที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ ที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้
๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นําใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สําเนาคู่ฉบับ ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นําใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สําเนาคู่ฉบับ ๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
สําเนาคู่ฉบับสําหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ สําเนาคู่ฉบับสําหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
ข้อ ๔๗ หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่า
ข้อ ๔๗ หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่า 54.๑.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ 54.๑.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
หนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วันเดือนปีใด หนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วันเดือนปีใด
๕๔.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
ข้อ ๔๘ สมุดส่งหนังสือ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้
ข้อ ๔๘ สมุดส่งหนังสือ โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๔๘.๑ เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
๔๘.๑ เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง
๔๘.๒ จาก ให้ลงตําแหน่งหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ เรื่องย่อ ๔๘.๒ จาก ให้ลงตําแหน่งหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ เรื่องย่อ
๔๘.๓ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป ๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป
๔๘.๓ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี
ตําแหน่ง ให้ลงคําว่า ห้ามทําลาย ให้ลงคําว่า ห้ามทําลาย
ตําแหน่ง
๔๘.๔ หน่วยรับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ
๔๘.๔ หน่วยรับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๔๘.๕ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้ ๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่ง ๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่ง
๔๘.๕ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
๔๘.๖ วันและเวลา ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีและเวลาที่รับหนังสือ เก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กําหนด เก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กําหนด
๔๘.๖ วันและเวลา ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีและเวลาที่รับหนังสือ
๔๘.๗ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๔๘.๗ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้ ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้
ข้อ ๔๙ ใบรับหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ
ข้อ ๔๙ ใบรับหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๙.๑ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น
๔๙.๑ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น แผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกํากับตรา แผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกํากับตรา
๔๙.๒ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่
๔๙.๒ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคําว่า ห้ามทําลาย ด้วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคําว่า ห้ามทําลาย ด้วยหมึกสีแดง
ไม่มีตําแหน่ง ไม่มีตําแหน่ง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ให้ประทับตราคําว่า เก็บถึง พ.ศ. ด้วย
๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ให้ประทับตราคําว่า เก็บถึง พ.ศ. ด้วย
๔๙.๓ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ หมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง หมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
๔๙.๓ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๔๙.๔ รับวันที่ ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้
๔๙.๔ รับวันที่ ให้ผู้รับหนังสือลงวันเดือนปีที่รับหนังสือ
๔๙.๕ เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๔๙.๕ เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ
๔๙.๖ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นําหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นําหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
๔๙.๖ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
32 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 32 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
