Page 45 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 45
๓๘ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๘ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๗ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๗
ข้อ ๖๐ หนังสือที่ยังไม่ถึงกําหนดทําลายซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสําคัญและ ข้อ ๖๐ หนังสือที่ยังไม่ถึงกําหนดทําลายซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสําคัญและ การยืม
การยืม
ประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้ ประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้ -----------------------------
-----------------------------
๖๐.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสือ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับ โดยกรอก ๖๐.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสือ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้ รายละเอียดดังนี้
๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือประจําปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี
๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือประจําปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ข้อ ๖๒ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ข้อ ๖๒ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี ๖๒.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนําไปใช้ในราชการใด ๖๒.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนําไปใช้ในราชการใด
๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
๖๐.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี
๖๐.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี ๖๒.๒ ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ใน ๖๒.๒ ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ใน
๖๐.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี
๖๐.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี บัตรยืมหนังสือ และให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวันเดือนปีไว้เพื่อติดตามทวงถาม บัตรยืมหนังสือ และให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวันเดือนปีไว้เพื่อติดตามทวงถาม
๖๐.๑.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ
๖๐.๑.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป
๖๐.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า
๖๐.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๖๐.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า
๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ข้อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ข้อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย
๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย ๖๓.๑ รายการ ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น ๖๓.๑ รายการ ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น
ตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้ฝาก
ตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้ฝาก ๖๓.๒ ผู้ยืม ให้ลงชื่อบุคคล ตําแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๒ ผู้ยืม ให้ลงชื่อบุคคล ตําแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น
๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ๖๓.๓ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล็บชื่อกํากับพร้อมด้วยตําแหน่งในบรรทัด ๖๓.๓ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล็บชื่อกํากับพร้อมด้วยตําแหน่งในบรรทัด
๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้รับฝาก ถัดไป ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้รับฝาก ถัดไป
๖๐.๒ ส่งต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้
๖๐.๒ ส่งต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้ ๖๓.๔ วันยืม ให้ลงวันเดือนปีที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๔ วันยืม ให้ลงวันเดือนปีที่ยืมหนังสือนั้น
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ๖๓.๕ กําหนดส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน ๖๓.๕ กําหนดส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน
๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้ว
๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้ว ๖๓.๖ ผู้ส่งคืน ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ ๖๓.๖ ผู้ส่งคืน ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ
ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไว้ ๖๓.๗ วันส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่ส่งหนังสือคืน ๖๓.๗ วันส่งคืน ให้ลงวันเดือนปีที่ส่งหนังสือคืน
ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไว้
ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝาก ข้อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือปฏิบัติ ข้อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือปฏิบัติ
ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝาก
ต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน ให้ทําได้โดยจัดทําหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง เมื่อถึงกําหนดการทําลายแล้ว ตามข้อ ๖๒ โดยอนุโลม ตามข้อ ๖๒ โดยอนุโลม
ต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน ให้ทําได้โดยจัดทําหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง เมื่อถึงกําหนดการทําลายแล้ว
ให้ส่วนราชการผู้ฝากดําเนินการตามข้อ ๖๖ ให้ส่วนราชการผู้ฝากดําเนินการตามข้อ ๖๖
ข้อ ๖๕ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ ข้อ ๖๕ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้
ข้อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน
ข้อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้
ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสําเนามาแทนถ้า ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสําเนามาแทนถ้า
ชํารุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ ชํารุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้
ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสําคัญที่เป็นการแสดง ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสําคัญที่เป็นการแสดง
เอกสารสิทธิให้ดําเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน เอกสารสิทธิให้ดําเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน
36 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 36 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
