Page 42 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 42
๓๔ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๔ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
บทที่ 4 บทที่ 4
การเก็บรักษา การยืม และการทําลายหนังสือ การเก็บรักษา การยืม และการทําลายหนังสือ
การเก็บรักษา การเก็บรักษา
----------------------------- -----------------------------
ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสือ แบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และ ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสือ แบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และ
การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของ ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของ
เจ้าของเรื่องโดยให้กําหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เจ้าของเรื่องโดยให้กําหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไร ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไร
ที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ ที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้
๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ ๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
สําเนาคู่ฉบับสําหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ สําเนาคู่ฉบับสําหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไว้อย่างละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
54.๑.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ 54.๑.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๕๔.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๔.๑.๔ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
เรื่องย่อ เรื่องย่อ
๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป ๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป
ให้ลงคําว่า ห้ามทําลาย ให้ลงคําว่า ห้ามทําลาย
๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่ง ๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่ง
เก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กําหนด เก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้นๆ กําหนด
ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้ ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้
๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษ
แผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกํากับตรา แผ่นแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกํากับตรา
๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคําว่า ห้ามทําลาย ด้วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคําว่า ห้ามทําลาย ด้วยหมึกสีแดง
๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ให้ประทับตราคําว่า เก็บถึง พ.ศ. ด้วย ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกําหนดเวลา ให้ประทับตราคําว่า เก็บถึง พ.ศ. ด้วย
หมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง หมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้
๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๕๕.๒.๒ วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นําหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่นําหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 33 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 33
