Page 43 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 43
๓๖ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๖ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๕ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๕
๕๕.๒.๔ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๕.๒.๔ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๕.๒.๕ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกําหนดไว้เป็นอย่างอื่น ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกําหนดไว้เป็นอย่างอื่น
๕๕.๒.๕ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้
ลงสรุปเรื่องย่อ ลงสรุปเรื่องย่อ ๕๘.๓ หนังสือที่ส่วนราชการมีความจําเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้นให้จัดทําบัญชี
๕๘.๓ หนังสือที่ส่วนราชการมีความจําเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้นให้จัดทําบัญชี
๕๕.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กําหนดในตรากําหนด
๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กําหนดในตรากําหนด หนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร หนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
เก็บหนังสือตามข้อ ๕๕.๑
เก็บหนังสือตามข้อ ๕๕.๑ ข้อ ๕๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มี ข้อ ๕๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มี
๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับ ต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับ
ข้อ ๕๖ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จําเป็น มอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ มอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
ข้อ ๕๖ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จําเป็น
จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจํา ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตาม ข้อ ๕๔ จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจํา ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตาม ข้อ ๕๔ ๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจําเป็นที่จะต้องใช้ในการ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจําเป็นที่จะต้องใช้ในการ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจําปี ให้ลงตัวเลขของ
๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจําปี ให้ลงตัวเลขของ
ตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๕๔ และข้อ ๕๕
ตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๕๔ และข้อ ๕๕ ปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี
โดยอนุโลม โดยอนุโลม ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
ข้อ ๕๗ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ ๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี
ข้อ ๕๗ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา
๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา ๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี ๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๑.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ๕๙.๑.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ
๕๙.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมาย หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมาย ๕๙.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
และระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น และระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้า
๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้า ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานักหอจดหมายเหตุ วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สํานักหอจดหมายเหตุ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
แห่งชาติ กรมศิลปากร กําหนด แห่งชาติ กรมศิลปากร กําหนด ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สําเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น
๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สําเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย
ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี ตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้มอบ ตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้มอบ
๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสําคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้น
๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสําคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้น ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย
เป็นประจําเมื่อดําเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้รับมอบ ตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตําแหน่งของผู้รับมอบ
เป็นประจําเมื่อดําเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี
๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงิน ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงิน
๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเองประจําปี ให้ลงตัวเลขของ
ที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือ ที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเองประจําปี ให้ลงตัวเลขของ
เอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจําเป็นในการใช้เป็น
เอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจําเป็นในการใช้เป็น ปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี
๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มีหนังสือหรือ หลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มีหนังสือหรือ ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
๕๙.๒.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี
เอกสารอื่นที่สามารถนํามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสํานักงาน เอกสารอื่นที่สามารถนํามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสํานักงาน ๕๙.๒.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี
๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี
การตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจําเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือ การตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจําเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือ ๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๒.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
เพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี เพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี ๕๙.๒.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
หนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจําเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี
หนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจําเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี ๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
แล้วแต่กรณีให้ทําความตกลงกับกระทรวงการคลัง แล้วแต่กรณีให้ทําความตกลงกับกระทรวงการคลัง ๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
ข้อ ๕๘ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันที่ได้จัดทําขึ้นที่เก็บไว้
ข้อ ๕๘ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันที่ได้จัดทําขึ้นที่เก็บไว้ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สํานักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา ๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
34 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 34 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
