Page 39 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 39
๓๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๑ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๑
ข้อ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดําเนินการก่อนหลังตรวจสอบ
ข้อ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดําเนินการก่อนหลังตรวจสอบ การรับหนังสือ มี ๒ ประเภท ได้แก่ การรับหนังสือ มี ๒ ประเภท ได้แก่
ความเรียบร้อยของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
ความเรียบร้อยของเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ประเภทที่ ๑ หนังสือที่ได้รับจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานภายนอกส่งถึงสํานักงานจะต้องเซ็นรับ ประเภทที่ ๑ หนังสือที่ได้รับจากเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานภายนอกส่งถึงสํานักงานจะต้องเซ็นรับ
ข้อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบงานสารบรรณกําหนดที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ หนังสือที่ใบรับหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐานและมีผู้รับผิดชอบป้องกันการสูญหายของหนังสือ หนังสือที่ใบรับหนังสือ เพื่อเป็นหลักฐานและมีผู้รับผิดชอบป้องกันการสูญหายของหนังสือ
ข้อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบงานสารบรรณกําหนดที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ประเภทที่ ๒ หนังสือที่ส่งมาทางไปรษณีย์จะมีการเซ็นรับหนังสือมีผู้รับผิดชอบและป้องกันการสูญหาย ประเภทที่ ๒ หนังสือที่ส่งมาทางไปรษณีย์จะมีการเซ็นรับหนังสือมีผู้รับผิดชอบและป้องกันการสูญหาย
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๓๗.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน การลงรับหนังสือราชการภายนอกมีวัตถุประสงค์ ดังนี้ การลงรับหนังสือราชการภายนอกมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
๓๗.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน
๓๗.๒ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ
๓๗.๒ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่รับหนังสือ ๑. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้ามาของสํานักงานฯ ๑. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้ามาของสํานักงานฯ
๓๗.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
๓๗.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ ๒. เพื่อป้องกันหนังสือราชการสูญหาย ๒. เพื่อป้องกันหนังสือราชการสูญหาย
๓. เพื่อสะดวกในการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ ๓. เพื่อสะดวกในการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ
๔. เพื่อให้ระบบงานสารบรรณเป็นระบบ ๔. เพื่อให้ระบบงานสารบรรณเป็นระบบ
แบบตรารับหนังสือสํานักงาน กสม. แบบตรารับหนังสือสํานักงาน กสม.
ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงาน
สารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม สารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม
สํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแหงชาติ สํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแหงชาติ
เลขรับ........................................................ เลขรับ........................................................
วันที่...........................................................
วันที่........................................................... การส่งหนังสือ การส่งหนังสือ
เวลา...........................................................
เวลา........................................................... ----------------------------- -----------------------------
ข้อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในสมุดทะเบียนรับ ตามแบบที่ระเบียบงานสารบรรณกําหนด ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ผู้ปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้ ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ผู้ปฏิบัติตามที่กําหนดไว้ในส่วนนี้
ข้อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในสมุดทะเบียนรับ ตามแบบที่ระเบียบงานสารบรรณกําหนด
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึง การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ให้ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึง
๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน
๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน เอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการ เอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการ
๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดต่อกันไปตลอด รักษาความลับของทางราชการ ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดต่อกันไปตลอด รักษาความลับของทางราชการ
ปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ ข้อ ๔๒ ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่ส่งไปด้วย ข้อ ๔๒ ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่ส่งไปด้วย
ปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
๓๘.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา ให้ครบถ้วน และผู้บังคับบัญชาผู้มีอํานาจลงนามได้ลงชื่อแล้ว แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน ให้ครบถ้วน และผู้บังคับบัญชาผู้มีอํานาจลงนามได้ลงชื่อแล้ว แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน
๓๘.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
๓๘.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา สารบรรณกลางเพื่อส่งออก ๓๘.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือที่รับเข้ามา สารบรรณกลางเพื่อส่งออก
๓๘.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
๓๘.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ข้อ ๔๓ เจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ข้อ ๔๓ เจ้าหน้าที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
๓๘.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี
๓๘.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี ๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
ที่ไม่มีตําแหน่ง ที่ไม่มีตําแหน่ง ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปีที่ลงทะเบียน
๓๘.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๓๘.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลําดับติดต่อกันไป ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลําดับติดต่อกันไป
๓๘.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ตลอดปีปฏิทิน ๓๘.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ตลอดปีปฏิทิน
๓๘.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๓๘.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ข้อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับ แล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ โดยให้ผู้รับ ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าวช่องนี้จะว่าง ในหนังสือที่จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าวช่องนี้จะว่าง
ข้อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับ แล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการ โดยให้ผู้รับ
ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตําแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคลหรือตําแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ ๔๓.๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
๔๓.๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
ลงชื่อหรือตําแหน่งไว้ด้วย ลงชื่อหรือตําแหน่งไว้ด้วย ๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล
๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตําแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคล
ตามระเบียบงานสารบรรณให้ลงทะเบียนรับหนังสือทุกฉบับ การลงทะเบียนรับหนังสือจะทําให้ ตามระเบียบงานสารบรรณให้ลงทะเบียนรับหนังสือทุกฉบับ การลงทะเบียนรับหนังสือจะทําให้
สามารถตรวจสอบปริมาณหนังสือที่รับเข้ามาในแต่ละปีว่ามีปริมาณเท่าไร เป็นหลักฐานในการตรวจสอบว่า ในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือ ในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือ
สามารถตรวจสอบปริมาณหนังสือที่รับเข้ามาในแต่ละปีว่ามีปริมาณเท่าไร เป็นหลักฐานในการตรวจสอบว่า
หนังสือรับมานั้นขณะนี้อยู่ที่ส่วนราชการใด ซึ่งจะเป็นการป้องกันมิให้หนังสือสูญหายไปได้ หนังสือรับมานั้นขณะนี้อยู่ที่ส่วนราชการใด ซึ่งจะเป็นการป้องกันมิให้หนังสือสูญหายไปได้
ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง ชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มีตําแหน่ง
30 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 30 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
