Page 47 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 47
๔๐ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๔๐ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๙ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๓๙
การทําลาย
การทําลาย ๖๘.๕ ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผู้มีอํานาจอนุมัติให้ทําลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธี ๖๘.๕ ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผู้มีอํานาจอนุมัติให้ทําลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธี
-----------------------------
----------------------------- อื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเมื่อทําลายเรียบร้อยแล้วให้ทําบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มี อื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเมื่อทําลายเรียบร้อยแล้วให้ทําบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มี
อํานาจอนุมัติทราบ อํานาจอนุมัติทราบ
ข้อ ๖๙ เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ ๖๘.๔ แล้วให้พิจารณาสั่งการ ดังนี้ ข้อ ๖๙ เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ ๖๘.๔ แล้วให้พิจารณาสั่งการ ดังนี้
ข้อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจ ๖๙.๑ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทําลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลา ๖๙.๑ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทําลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลา
ข้อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจ
หนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่ การทําลายงวดต่อไป การทําลายงวดต่อไป
หนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับ ๖๙.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้
๖๙.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้
กรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับโดย
กรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับโดย กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทํา กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทํา
กรอกรายละเอียดดังนี้
กรอกรายละเอียดดังนี้ ความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา ความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา
๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแล้ว ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแล้ว
๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสือขอทําลาย ประจําปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี
๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี
๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทําบัญชี แจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายทราบดังนี้ แจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายทราบดังนี้
๖๖.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี ๗๐.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้น ๗๐.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้น
๖๖.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทําบัญชี
๖๖.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี
๖๖.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลําดับของแผ่นบัญชี ดําเนินการทําลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใด ดําเนินการทําลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใด
๖๖.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ
๖๖.๕ ลําดับที่ ให้ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
๖๖.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๖๖.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทําลายหนังสือได้ ให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทําลายหนังสือได้
๖๖.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๗๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลา ๗๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลา
๖๖.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ การเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ และให้ส่วนราชการนั้นๆ ทําการ การเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ และให้ส่วนราชการนั้นๆ ทําการ
๖๖.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ แก้ไขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ แก้ไขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
๖๖.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๖๖.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้นๆ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้นๆ
๖๖.๑๑ การพิจารณา ให้คณะกรรมการทําลายหนังสือเป็นผู้กรอก
๖๖.๑๑ การพิจารณา ให้คณะกรรมการทําลายหนังสือเป็นผู้กรอก ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจสอบ ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจสอบ
๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
หนังสือส่วนราชการนั้นก็ได้ หนังสือส่วนราชการนั้นก็ได้
ข้อ ๖๗ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด้วย ข้อ ๖๗ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด้วย
ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ ๓ หรือ ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ ๓ หรือ
เทียบเท่าขึ้นไป ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการ เทียบเท่าขึ้นไป ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการ
คนหนึ่งทําหน้าที่ประธาน มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทําบันทึก คนหนึ่งทําหน้าที่ประธาน มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทําบันทึก
ความเห็นแย้งไว้ ความเห็นแย้งไว้
ข้อ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนังสือ มีหน้าที่ดังนี้ ข้อ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนังสือ มีหน้าที่ดังนี้
๖๘.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชีหนังสือขอทําลาย ๖๘.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชีหนังสือขอทําลาย
๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทําลายและควรจะ ๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทําลายและควรจะ
ขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่องการพิจารณา ตามข้อ ขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่องการพิจารณา ตามข้อ
๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือโดยให้ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากําหนดเก็บหนังสือโดยให้
ประธานกรรมการทําลายหนังสือลงลายมือชื่อกํากับการแก้ไข ประธานกรรมการทําลายหนังสือลงลายมือชื่อกํากับการแก้ไข
๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทําลายให้กรอก ๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทําลายให้กรอก
เครื่องหมายกากบาท (X) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย เครื่องหมายกากบาท (X) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย
๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ
(ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ ๖๙ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ ๖๙
38 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 38 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
