Page 51 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 51
๔๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๔๒ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๔๓ ๔๓
คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
บทที่ 6 บทที่ 6
ส่วนราชการใดมีความจําเป็นต้องใช้ซองสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ ส่วนราชการใดมีความจําเป็นต้องใช้ซองสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้
การเขียนหนังสือราชการ
ซองพิเศษสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม ซองพิเศษสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม การเขียนหนังสือราชการ
การเขียนหนังสือเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ในด้านศาสตร์คือหลักการที่ชัดเจนต้องเรียนรู้ให้แม่นยํา การเขียนหนังสือเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ในด้านศาสตร์คือหลักการที่ชัดเจนต้องเรียนรู้ให้แม่นยํา
ในด้านศิลป์ คือ การใช้วิธีการเขียนที่นุ่มนวลทําให้บรรลุจุดประสงค์ โดยเฉพาะการใช้ภาษา ซึ่งผู้ร่าง ในด้านศิลป์ คือ การใช้วิธีการเขียนที่นุ่มนวลทําให้บรรลุจุดประสงค์ โดยเฉพาะการใช้ภาษา ซึ่งผู้ร่าง
ส่วนใหญ่มักวิตกกังวลว่าตนไม่สันทัด แท้จริงแล้วอาจกล่าวได้ว่าการใช้ภาษาให้ดีนั้นเป็นสามัญสํานึก ส่วนใหญ่มักวิตกกังวลว่าตนไม่สันทัด แท้จริงแล้วอาจกล่าวได้ว่าการใช้ภาษาให้ดีนั้นเป็นสามัญสํานึก
โดยอาศัยประสบการณ์การอ่านมาประกอบคืออ่านมาก เขียนมากก็จะทําให้เขียนได้และเขียนดีขึ้นเรื่อยๆ โดยอาศัยประสบการณ์การอ่านมาประกอบคืออ่านมาก เขียนมากก็จะทําให้เขียนได้และเขียนดีขึ้นเรื่อยๆ
หลักทั่วไปในการเขียนหนังสือราชการที่ดี มีดังนี้ หลักทั่วไปในการเขียนหนังสือราชการที่ดี มีดังนี้
๑. เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม ๑. เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม
๒. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน ๒. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน
๓. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ๓. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง
๔. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้นไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ ยืดยาดหรือใช้ถ้อยคําฟุ่มเฟือยโดยไม่จําเป็น ๔. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้นไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ ยืดยาดหรือใช้ถ้อยคําฟุ่มเฟือยโดยไม่จําเป็น
๕. เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป็นผลดี โดยเขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการ ๕. เขียนให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป็นผลดี โดยเขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการ
อะไร จะให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น โดยเป็นผลดีคือ ไม่มี อะไร จะให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวจูงใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น โดยเป็นผลดีคือ ไม่มี
ผลกระทบถึงความสัมพันธ์อันดี หรือไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง ผลกระทบถึงความสัมพันธ์อันดี หรือไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้รุนแรง
การใช้ภาษาในการเขียนควรคํานึงถึงการใช้คําประโยค และย่อหน้า ดังนี้ การใช้ภาษาในการเขียนควรคํานึงถึงการใช้คําประโยค และย่อหน้า ดังนี้
๑. การใช้คํา คําทุกคําในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ ล้วนมีความหมายสําคัญ ดังนั้น จึงควร ๑. การใช้คํา คําทุกคําในหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ ล้วนมีความหมายสําคัญ ดังนั้น จึงควร
คํานึงถึงการใช้คําบางประเภท ดังนี้ คํานึงถึงการใช้คําบางประเภท ดังนี้
๑.๑ การสะกดคํา พจนานุกรมในคอมพิวเตอร์ (โปรแกรมดิกชันนารี) แต่ก็ไม่สามารถตรวจสอบ ๑.๑ การสะกดคํา พจนานุกรมในคอมพิวเตอร์ (โปรแกรมดิกชันนารี) แต่ก็ไม่สามารถตรวจสอบ
ได้ทุกคํา เช่น ชื่อเฉพาะหรือชื่อบุคคล การถอดคําภาษาไทย ภาษาต่างประเทศจะต้องใช้ให้ถูกต้องตามที่ ได้ทุกคํา เช่น ชื่อเฉพาะหรือชื่อบุคคล การถอดคําภาษาไทย ภาษาต่างประเทศจะต้องใช้ให้ถูกต้องตามที่
ราชบัณฑิตยสถานกําหนดไว้ ราชบัณฑิตยสถานกําหนดไว้
๑.๒ การใช้คําเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ เพราะ ฉะนั้น จึง ฯลฯ ควรเลือกใช้ให้ถูกต้อง ๑.๒ การใช้คําเชื่อม เช่น ที่ ซึ่ง อัน และ แต่ หรือ เพราะ ฉะนั้น จึง ฯลฯ ควรเลือกใช้ให้ถูกต้อง
และไม่ใช้มากเกินไป เพราะจะทําให้ประโยคยาว ซับซ้อน เข้าใจยาก คําเขียนคําเดียวกันไม่ควรใช้ซ้ําๆ และไม่ใช้มากเกินไป เพราะจะทําให้ประโยคยาว ซับซ้อน เข้าใจยาก คําเขียนคําเดียวกันไม่ควรใช้ซ้ําๆ
ในประโยคเดียวกัน ในประโยคเดียวกัน
๑.๓ การใช้คําให้เหมาะสม ๑.๓ การใช้คําให้เหมาะสม
๑) คําสรรพนาม ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน ไม่ใช้ ข้าพเจ้า ควรใช้ชื่อหน่วยงาน ในกรณีที่ ๑) คําสรรพนาม ควรใช้ ผม กระผม ดิฉัน ไม่ใช้ ข้าพเจ้า ควรใช้ชื่อหน่วยงาน ในกรณีที่
มิใช่เรื่องเฉพาะบุคคลและไม่ควรใช้คําว่า “หน่วยงานของท่าน” เพราะบุคคลย่อมมิใช่เจ้าของ มิใช่เรื่องเฉพาะบุคคลและไม่ควรใช้คําว่า “หน่วยงานของท่าน” เพราะบุคคลย่อมมิใช่เจ้าของ
หน่วยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงานเท่านั้น หน่วยงาน ควรใช้ชื่อหน่วยงานเท่านั้น
๒) คําบุพบท ได้แก่ กับ แก่ แต่ ต่อ มักใช้ผิด คือใช้คําว่า กับ แทน แก่ เช่น ส่งเอกสาร ๒) คําบุพบท ได้แก่ กับ แก่ แต่ ต่อ มักใช้ผิด คือใช้คําว่า กับ แทน แก่ เช่น ส่งเอกสาร
ให้กับคณะกรรมาธิการ ควรใช้ ให้แก่ และใช้คําว่า แด่ สําหรับผู้ที่สูงกว่า เช่น ถวายแก่ อุทิศแด่ เป็นต้น ให้กับคณะกรรมาธิการ ควรใช้ ให้แก่ และใช้คําว่า แด่ สําหรับผู้ที่สูงกว่า เช่น ถวายแก่ อุทิศแด่ เป็นต้น
๓) คําว่า เช่น ได้แก่ อาทิ ในการยกตัวอย่างมักใช้กันสับสน ที่ถูกต้องคือ ๓) คําว่า เช่น ได้แก่ อาทิ ในการยกตัวอย่างมักใช้กันสับสน ที่ถูกต้องคือ
การจ่าหน้าซอง
การจ่าหน้าซอง คําว่า “เช่น” ใช้เมื่อสิ่งที่กล่าวถึงจํานวนมาก ไม่สามารถนับจํานวนได้ชัดเจน จึงยกขึ้นมา คําว่า “เช่น” ใช้เมื่อสิ่งที่กล่าวถึงจํานวนมาก ไม่สามารถนับจํานวนได้ชัดเจน จึงยกขึ้นมา
ภาคผนวก ค
ภาคผนวก ค เป็นตัวอย่างพอสังเขป และไม่ต้องมีคํา “เป็นต้น” ต่อท้าย และไม่ต้องใส่คํา “และ” ก่อนตัวอย่างสุดท้าย เป็นตัวอย่างพอสังเขป และไม่ต้องมีคํา “เป็นต้น” ต่อท้าย และไม่ต้องใส่คํา “และ” ก่อนตัวอย่างสุดท้าย
42 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ 42 คู่มือการเขียนหนังสือราชการสำานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
