Page 55 - คู่มือการเขียนหนังสือราชการ สำนักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
P. 55
๔๖ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ๔๖ คู่มือการเขียนหนังสือราชการของสํานักงานคณะกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ
บทที่ 7 บทที่ 7
การร่างและการตรวจแก้ร่างหนังสือ การร่างและการตรวจแก้ร่างหนังสือ
การร่างหนังสือ การร่างหนังสือ
----------------------------- -----------------------------
การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือ การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือ
ผู้ต้องทราบหนังสือนั้น ก่อนที่ใช้จัดทําเป็นต้นฉบับ ผู้ต้องทราบหนังสือนั้น ก่อนที่ใช้จัดทําเป็นต้นฉบับ
เหตุที่ต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผนก่อน เว้นแต่ เหตุที่ต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผนก่อน เว้นแต่
หนังสือที่เป็นงานประจําปกติอาจไม่ต้องเสนอร่างตรวจแก้ก็ได้ หนังสือที่เป็นงานประจําปกติอาจไม่ต้องเสนอร่างตรวจแก้ก็ได้
หลักการร่างหนังสือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและ หลักการร่างหนังสือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและ
ความมุ่งหมายที่จะทําหนังสือนั้น โดยตั้งหัวข้อเรื่องที่จะร่างว่า ความมุ่งหมายที่จะทําหนังสือนั้น โดยตั้งหัวข้อเรื่องที่จะร่างว่า
- อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทําไม อย่างไร เป็นข้อๆ ไว้ - อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทําไม อย่างไร เป็นข้อๆ ไว้
- ให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลงถ้ามี - ให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลงถ้ามี
หลายข้อให้แยกเป็นข้อๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หลายข้อให้แยกเป็นข้อๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
- ความใดอ้างถึงตัวบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คําสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง พยายามระบุ - ความใดอ้างถึงตัวบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คําสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง พยายามระบุ
ให้ชัดเจน เพื่อฝ่ายผู้รับหนังสือจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก ให้ชัดเจน เพื่อฝ่ายผู้รับหนังสือจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก
- การร่างควรใช้ถ้อยคําสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คําธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้หลายทาง - การร่างควรใช้ถ้อยคําสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คําธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้หลายทาง
- สํานวนที่ไม่เหมาะสมสําหรับใช้เป็นสํานวนหนังสือไม่ควรใช้ - สํานวนที่ไม่เหมาะสมสําหรับใช้เป็นสํานวนหนังสือไม่ควรใช้
- ระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์และวรรคตอนให้ถูกต้อง - ระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์และวรรคตอนให้ถูกต้อง
- ต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป - ต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป
- ผู้ร่างต้องพิจารณาด้วยว่าหนังสือที่ร่างนั้นควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทําสําเนาให้ใครทราบ - ผู้ร่างต้องพิจารณาด้วยว่าหนังสือที่ร่างนั้นควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทําสําเนาให้ใครทราบ
บ้าง ประสานงานกับหน่วยงานใดบันทึกไว้ในร่างด้วย บ้าง ประสานงานกับหน่วยงานใดบันทึกไว้ในร่างด้วย
- การอ้างถึงเรื่องที่จะร่างนี้ ต้องพิจารณาว่าผู้รับหนังสือทราบมาก่อนหรือไม่ ถ้าทราบมาก่อนแล้ว - การอ้างถึงเรื่องที่จะร่างนี้ ต้องพิจารณาว่าผู้รับหนังสือทราบมาก่อนหรือไม่ ถ้าทราบมาก่อนแล้ว
ความตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงได้หรืออ้างชื่อเรื่องก็พอ ความตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงได้หรืออ้างชื่อเรื่องก็พอ
- การร่างหนังสือให้ใช้ถ้อยคําสุภาพและสมกับฐานะของผู้รับ - การร่างหนังสือให้ใช้ถ้อยคําสุภาพและสมกับฐานะของผู้รับ
- ถ้าร่างหนังสือที่เป็นการปฏิเสธคําขอ ควรแจ้งเหตุผลในการที่ต้องปฏิเสธให้ผู้ขอเข้าใจ - ถ้าร่างหนังสือที่เป็นการปฏิเสธคําขอ ควรแจ้งเหตุผลในการที่ต้องปฏิเสธให้ผู้ขอเข้าใจ
การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการสั่งการ การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการสั่งการ
- ต้องมีข้อความอันเป็นเหตุและผลเช่นเดียวกัน - ต้องมีข้อความอันเป็นเหตุและผลเช่นเดียวกัน
- การใช้คําต้องให้รัดกุม อย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจทําให้เกิดการเข้าใจผิด - การใช้คําต้องให้รัดกุม อย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจทําให้เกิดการเข้าใจผิด
- การใช้ถ้อยคําที่ผู้รับคําสั่งสามารถปฏิบัติได้ - การใช้ถ้อยคําที่ผู้รับคําสั่งสามารถปฏิบัติได้
- ก่อนร่างควรพิจารณาค้นหาว่ามีบทกฎหมายให้อํานาจสั่งการไว้แล้วประการใด - ก่อนร่างควรพิจารณาค้นหาว่ามีบทกฎหมายให้อํานาจสั่งการไว้แล้วประการใด
- คําสั่งต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคําสั่งเก่าต้องยกเลิกคําสั่งเก่าเสียก่อน - คําสั่งต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคําสั่งเก่าต้องยกเลิกคําสั่งเก่าเสียก่อน
